Privacyverklaring sollicitanten en medewerkers bij Pleegzorg Oost-Vlaanderen

Sollicitanten

We hebben je gegevens nodig om je te antwoorden, je eventueel uit te nodigen voor een gesprek of om je op te nemen in onze wervingsreserve. Als je solliciteert voor een van onze vacatures, geef je je toestemming voor de verwerking van je gegevens i.f.v. van je sollicitatie.

Medewerkers in loondienst, vrijwilligers, stagiaires

We verwerken je gegevens in het kader van onze overeenkomst (arbeidscontract, stageovereenkomst, vrijwilligerscontract,..) en de wettelijke verplichtingen die eraan verbonden zijn (sociale zekerheid, fiscaliteit,..) alsook i.f.v. het personeelsbeleid (functionering en evaluatie, ziekteverzuim,…)

Solliciteer je bij ons?

• Identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum,..)
• Contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres,…)
• CV en motivatiebrief
• Opleiding en eventueel bijkomende vorming
• Gegevens m.b.t. je professionele ervaring (vorige werkgever(s), functie. Als je een referentie doorgeeft, geef je daarmee toestemming om deze te contacteren. Indien we dit doen, zullen we je dat steeds laten weten.
• Andere relevante persoonlijke gegevens die je ons meedeelt bij je sollicitatie
• Het resultaat van je sollicitatie

Word je medewerker in loondienst, dan verwerken we ook deze gegevens:

• Rijksregisternummer
• Samenstelling van je gezin (kinderen, personen ten laste,...)
• Bankrekeningnummer
• Uittreksel uit het strafregister model 2
• Een foto voor intern gebruik (interne e-mails, de ‘who is who’)
• Kopie van je diploma
• Attesten van je vorige werkgever (tewerkstellings-, vakantieattesten)
• Ziekteverzuim en andere afwezigheden
• Gegevens betreffende functionering en evaluatie

Ben je vrijwilliger?

• Identificatiegegevens (naam en voornaam)
• Contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres,…)
• Rijksregisternummer
• Bankrekeningnummer
• Uittreksel uit het strafregister model 2 (wettelijke verplichting indien je in contact komt met kinderen).
• Korte verslaggeving van opvolgingsgesprekken over je functioneren en je ervaringen (als je vrijwilliger in de bezoekruimte bent)

Ben je stagiaire?

• Identificatiegegevens (naam en voornaam)
• Contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres,…)
• Rijksregisternummer
• Bankrekeningnummer
• Uittreksel uit het strafregister model 2 (wettelijke verplichting indien je in contact komt met kinderen).
• De stageovereenkomst
• Een kopie van de risicoanalyse (van/voor Ugent, door ons in te vullen en terug te sturen)
• Een kopie van je stageverslag (indien je in aanmerking komt voor aanwerving)

Je gegevens worden intern gebruikt. I.f.v. de uitvoering van de vermelde doelen, geven we persoonsgegevens door aan de volgende organisaties: sociaal secretariaat, overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties,…).

Het directieteam en de medewerkers die betrokken zijn bij de selectie en je functioneren hebben toegang tot die persoonsgegevens die daarvoor nodig zijn. De medewerkers van de personeelsadministratie hebben enkel toegang tot de gegevens i.f.v. de personeels- en loonadministratie. De administratief medewerker die instaat voor verzekeringen (o.m. arbeidsongevallen) heeft toegang tot de gegevens i.f.v. aangiftes en de opvolging ervan.

Voor sommige functies doen we gedurende het sollicitatieproces een beroep op een extern bureau en geven we je kandidatuur en het verslag van het sollicitatiegesprek door.

Je gegevens bewaren we conform de toepasselijke wetgeving. We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk en in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verwerkt.

Persoonsgegevens van sollicitanten

Solliciteerde je, maar kwam je niet in aanmerking voor aanwerving, dan houden we je persoonsgegevens bij, tot maximum 6 maanden na de selectie. Wil je dat je gegevens vroeger verwijderd worden, dan kan dat op eenvoudig verzoek via solliciteer@pleegzorgoostvlaanderen.be .

Persoonsgegevens van medewerkers in loondienst

We bewaren je persoonsgegevens tot vijf jaar nadat je uit dienst ging. Bepaalde persoonsgegevens bewaren we langer omwille van specifieke wetgeving, bijvoorbeeld m.b.t. sociale en fiscale documenten. De gegevens die niet langer nodig zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen vernietigen we.

Persoonsgegevens van vrijwilligers

We bewaren je persoonsgegevens tot vijf jaar nadat je je engagement stopzette. Bepaalde persoonsgegevens bewaren we langer omwille van specifieke wetgeving, bijvoorbeeld m.b.t. sociale en fiscale documenten. De gegevens die niet langer nodig zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen vernietigen we.

Persoonsgegevens van stagiaires

We bewaren je persoonsgegevens tot vijf jaar na het einde van je stage. Bepaalde persoonsgegevens bewaren we langer omwille van specifieke wetgeving, bijvoorbeeld m.b.t. sociale en fiscale documenten. De gegevens die niet langer nodig zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen vernietigen we.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen. We hebben een contract met een externe IT-firma die ons bijstaat. We hebben onder meer ook de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die jouw gegevens kunnen inzien, hebben beroepsgeheim. We verwachten dat alle medewerkers zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan en de privacy van sollicitanten, medewerkers en cliënten respecteren.
• Wij maken back-ups om gegevens te herstellen ingeval van problemen.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Indien we met anderen samenwerken, verwachten we dat zij minstens dezelfde beveiliging garanderen als wij. Indien nodig leggen we dit vast in een overeenkomst.

Je kan je persoonsgegevens opvragen, verbeteren (aanvullen of aanpassen), of laten verwijderen als ze onjuist of niet relevant zijn voor het doel van de verwerking.

Als je dat wilt, kunnen we je persoonsgegevens bundelen en aan jou geven. Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en hebt het recht om ‘vergeten te worden’, tenzij dit ingaat tegen wettelijke bepalingen.

Je kan je rechten uitoefenen door contact op te nemen via privacy@pleegzorgoostvlaanderen.be

Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, vragen wij je om contact op te nemen via privacy@pleegzorgoostvlaanderen.be.

Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be vind je informatie hoe je dat kan doen.

Samen met alle pleegzorgdiensten schreven we een algemene privacyverklaring voor wie een beroep doet op onze werking. Je kan die hier lezen op de website van Pleegzorg Vlaanderen.