Ga verder naar de inhoud

Administratief medewerker staf + begeleidingsteam

Ben jij een nauwkeurige en enthousiaste administratief medewerker op zoek naar een langdurige samenwerking?

Sluit je dan aan bij ons hecht team!

Wie zijn wij? Bij Pleegzorg neemt een gezin gedurende een korte of langere periode de opvoeding en/of de zorg over voor iemand uit een ander gezin. Een pleeggezin kan een minderjarige opvangen, maar evengoed een volwassene met een beperking of met een psychische kwetsbaarheid.

Functieomschrijving

Als administratief medewerker binnen de inhoudelijke staf, ondersteun je de stafleden en voer je administratieve opdrachten uit voor de hele organisatie.

Als administratief medewerker binnen de regioadministratie, ondersteun je een begeleidersteam en bied je administratieve ondersteuning aan ongeveer 30 medewerkers.

Je maakt deel uit van een groot administratief team. Voor feedback en ondersteuning kan je terugvallen op dit team en op de leden van de staf. Je ontvangt opdrachten van de directeur hulpverlening en de regioverantwoordelijke. Je rechtstreeks leidinggevende is de organisatiedirecteur.

Profiel

Taken en verantwoordelijkheden

  • Je neemt de verantwoordelijkheid op voor de uitvoering van de administratieve opdrachten verbonden aan de verschillende domeinen binnen de staf.
  • Je bent de contactpersoon voor de vrijwilligers en staat garant voor het opvolgen van hun planning en inzet.
  • Je staat garant voor de praktische organisatie van vormingen (planning, uitnodigingen, registreren en opvolgen inschrijvingen, …)
  • Je leidt de deelname aan wetenschappelijke onderzoeken in goede banen.
  • Je staat garant voor de goede overdracht van alle noodzakelijke informatie naar de staf, HR, PR & communicatie, medewerkers, (kandidaat) gezinnen en externe partners inzake administratie en planning.
  • Je bent de contactpersoon voor administratieve vragen verbonden aan jouw begeleidingsteams.
  • Je biedt algemene administratieve en organisatorische ondersteuning aan de regioverantwoordelijke en de begeleidingsteams.
  • Je staat garant voor de goede overdracht van alle noodzakelijke informatie naar de pleegzorgbegeleiders inzake administratie.
  • Je voert opdrachten uit in het kader van de permanentie van het fysiek en telefonisch onthaal van bezoekers.
  • Met ondersteuning van de hoofdzetel volg je de nieuwe ontwikkelingen op vlak van geldende wet- en regelgeving rond administratie op en hou je je kennis actief.
  • Je bent collegiaal en neemt opdrachten van je collega’s over ifv continuïteit van de dienstverlening.

Competenties

  • Plannen en organiseren is je grootste troef.
  • Je gaat zelfstandig, gestructureerd, nauwkeurig en goed georganiseerd te werk.
  • Je analytische vaardigheden stellen je in staat om vlot informatie te interpreteren en te verwerken.
  • Je bent contactvaardig, communiceert helder, zowel schriftelijk als mondeling.
  • Je geeft constructieve feedback.
  • Je werkt graag zelfstandig.
  • Je bent dynamisch, kan snel schakelen tussen taken en opdrachten en neemt de nodige initiatieven.
  • Je stelt je flexibel op.
  • Je bent oplossingsgericht en denkt actief mee na over betere administratieve processen.
  • Je houdt van teamwerk en je kan goed samen werken.

Kennis

  • Je hebt een uitstekende kennis van MS Office.
  • Je Nederlands is zeer goed, kennis van andere talen is een pluspunt.

Jobgerelateerde competenties

  • Kopieerwerk verrichten
  • Administratieve dossiers samenstellen
    Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
  • Telefonische oproepen aannemen
    Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
    Een boodschap noteren
  • Documenten coderen, klasseren en archiveren
  • De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
    Bestellingen plaatsen
  • Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
  • Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
  • Personen onthalen en hun vraag identificeren

Persoonsgebonden competenties

  • Flexibiliteit
  • Samenwerken
  • Zelfstandigheid
  • Inleving
  • Resultaatgerichtheid
  • Diversiteit
  • Communiceren
  • Plannen en organiseren
  • Verantwoordelijkheid

Aanbod

  • Je komt terecht in een fijne organisatie in volle groei met loopbaan- en ontwikkelmogelijkheden.
  • Pleegzorg Oost-Vlaanderen heeft oog voor werk-gezinsbalans door o.a. een interessante verlofregeling.
  • Een voltijdse job 38/38u of 40/40u
  • Flexibel werkrooster
  • Mogelijkheid tot telewerk (na een inwerkperiode)
  • Contract onbepaalde duur
  • Indiensttreding: zo snel mogelijk
  • Barema A2 volgens PC 319.01
  • Maaltijdcheques
  • Plaats van tewerkstelling: Gent, Stapelplein 28 (hoofdzetel)

Waar en hoe solliciteren?

Solliciteer vóór 01/08 met je CV en motivatiebrief naar solliciteer@pleegzorgoostvlaanderen.be met vermelding: Administratief medewerker hoofdzetel

Indien je in aanmerking komt, kan je uitgenodigd worden voor een gesprek op donderdag 08/08 of vrijdag 09/08.

Voor meer informatie over de functie neem je contact op met Kathleen Ginis, Organisatiedirecteur, op het nummer 09/223 90 99 of via kathleen.ginis@pleegzorgoostvlaanderen.be

Pleegzorg Oost-Vlaanderen wenst actief in te zetten om gelijke kansen en diversiteit te bevorderen. Kwaliteiten zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, beperking of afkomst.

Werken bij Pleegzorg Oost-Vlaanderen

Benieuwd hoe het is om bij Pleegzorg Oost-Vlaanderen aan de slag te gaan?
Of hoor jij graag van onze eigen werknemers meer over hun ervaring bij Pleegzorg Oost-Vlaanderen?

Pleegzorg oost vlaanderen